Besonders junge Unternehmen müssen ihre Kosten im Auge behalten. Allzu oft wird dabei an der falschen Stelle gespart – zum Beispiel bei der Büroausstattung. In diesem Beitrag erläutern wir warum eine moderne Büroausstattung wichtig ist und worauf man besonders beim Drucker achten sollte.
Warum ist die richtige Büroausstattung für Startup-Gründer so wichtig?
Für viele Gründer ist die Gründung eines neuen Unternehmens mit hohen Kosten und auch finanziellen Risiken verbunden, insbesondere wenn es um die Themen Gründungskosten, Betriebskosten, Marketing, Personal und Produktion geht. Aus diesem Grund sind viele Gründer geneigt, die Ausgaben zumindest in der Anfangsphase des Geschäftsbetriebs so niedrig wie möglich zu halten, was in den meisten Fällen auch sinnvoll ist – sofern die Einsparungen an der richtigen Stelle erfolgen. Allerdings wird dabei oft an der falschen Stelle gespart, z.B. bei der Büroausstattung. Da hier allerdings in vielen Fällen 8, 10 oder gar 12 Stunden am Tag gearbeitet wird, ist dies insbesondere hinsichtlich der Motivation und Gesundheit der Mitarbeiter negativ zu bewerten. Moderne und ergonomische Tische und Stühle, helle Beleuchtungen sowie professionelle technische Ausstattungen wie PCs, Notebooks, Smartphones und Drucker sollten zu jeder adäquaten Startup-Büroausstattung gehören.
Worauf gilt es für Gründer besonders beim Druckerkauf zu achten?
Insbesondere beim Druckerkauf kann es schnell zu einer überhasteten Entscheidung kommen, welche dann im laufenden Betrieb zu unnötigen Kosten führt. Vermeidliche Geräte zum Schnäppchenpreis entpuppen sich oft sehr schnell als echte Kostenfallen. Da gerade in der Anfangsphase die finanziellen Mittel oft knapp sind, sollten Gründer hier besonders aufmerksam sein. Beim Kauf sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass nicht nur der Gerätepreis möglichst preiswert ist, sondern auch die laufenden Druckkosten pro Seite beim Verbrauchsmaterial wie Tinte oder Toner möglichst günstig ausfallen.
Des Weiteren gilt es auf die Energieeffizienz beim Stromverbrauch zu achten, wenn das Gerät nicht nur sporadisch genutzt wird, sondern den ganzen Tag im Einsatz ist oder sich im Standby-Modus befindet. So lassen sich die Energiekosten deutlich reduzieren. Im Idealfall bietet der Hersteller für das Gerät auch einen passenden Wartungsvertrag an, wodurch auch ggf. anfallende Wartungs- und Reparaturkosten vollständig abgedeckt werden und im Bedarfsfall umgehend und kostenlos auf ein Ersatzgerät zurückgegriffen werden kann.
Welche Features sollten moderne Drucker für Startups haben?
In den meisten Fällen reicht die reguläre Druckfunktion, doch zusätzliche Features können stressige Tage im Startup-Unternehmen deutlich angenehmer machen. Aus diesem Grund sind sogenannte Multifunktionsgeräte sehr beliebt, die nicht nur drucken, sondern auch kopieren, faxen und scannen können.
Diese Geräte bieten nicht nur deutlich mehr Funktionen, sondern helfen auch noch dabei Platz zu sparen. Weitere nützliche Funktionen, die in keinem modernen Drucker fehlen sollten, sind beispielsweise Duplexdrucke, Cloudanbindungen, mobiles Drucken, Scan-to-Cloud/Mail Funktionen, Benutzerverwaltungen und natürlich ein kompakte Bauweise mit möglichst leisem Druckbetrieb. Je nach Druckaufkommen sollte auch darauf geachtet werden, dass das Gerät auch für die wünschen Druckvolumen geeignet ist und eine passende Druckgeschwindigkeit aufweist.
Kauf oder Leasing – welche Möglichkeiten gibt es?
In einigen Fällen kann sich auch das Leasing statt des Kaufes eines Druckers lohnen. Im Vergleich zu einem Kauf können sich durch das Leasing die Investitionskosten deutlich reduzieren und planbare monatliche Kosten ermöglichen. Zudem erhält man nach der Leasinglaufzeit in der Regel ein neues Gerät, wodurch man stets auf eine aktuelle Technik zurückgreifen kann. In den meisten Fällen gibt es noch einen weiteren Pluspunkt, denn in vielen Leasingangeboten sind die Kosten für Wartungen, Reparaturen und sogar das oft teure Druckerzubehör wie Druckerpatronen, Tonerkartuschen und Bildtrommeln bereits in den Leasingkosten enthalten, was die Ausgaben für Gründer ebenfalls deutlich reduzieren kann.