„Herr Weber, die BaFin ist da.“ Diese fünf Worte ließen mich 2022 fast vom Stuhl fallen. Nicht weil wir etwas falsch gemacht hatten, sondern weil ich wusste: Die nächsten 48 Stunden werden die Hölle.
Heute, zwei Jahre später, freue ich mich fast auf Prüfungen. Fast. Was sich geändert hat? Ich arbeite nicht mehr gegen die Compliance, sondern mit ihr.
Der Tag, der alles änderte
Es war ein Dienstag im März. Die Prüfer wollten alle Kundenkommunikation der letzten 18 Monate sehen. Klingt machbar, oder? War es nicht. Unsere E-Mails lagen in Outlook, Telefongespräche auf einem anderen Server, Chat-Protokolle in einem dritten System. Manche Dokumente existierten nur ausgedruckt in Ordnern.
Ich verbrachte die Nacht im Büro. Meine Kollegin Anna auch. Wir durchsuchten Computer, Ordner, Backup-Festplatten. Um 6 Uhr morgens hatten wir etwa 60% der geforderten Unterlagen zusammen. Der Rest? Keine Ahnung, wo der war.
Die Prüfer waren nicht begeistert. Wir bekamen eine Verwarnung und sechs Monate Zeit, unser Dokumentenmanagement zu überarbeiten. Sonst würde es teuer.
Warum normale Lösungen nicht funktionieren
Nach der Prüfung kauften wir erstmal Excel-Vorlagen für Compliance-Dokumentation. Kostete 200 Euro, sollte alle Probleme lösen. Tat es nicht.
Das Problem: Compliance ist nicht nur Dokumentation. Es ist ein lebender Prozess. Jeden Tag kommen neue E-Mails, Anrufe, Dokumente dazu. Mit Excel führten wir Listen über Listen. Anna verbrachte jeden Morgen eine Stunde damit, Tabellen zu aktualisieren.
Nach drei Monaten hatten wir 15 verschiedene Excel-Dateien. Niemand wusste mehr, welche aktuell war. Wir waren zurück bei Start, nur mit mehr Tabellen.
Die Zahlen aus einer BaFin-Studie von 2024 überraschten mich nicht: 73% der kleinen Finanzdienstleister nutzen noch immer Excel für Compliance. Und 73% haben Probleme bei Prüfungen. Zufall? Wie Korto.io mein Berufsleben rettete?
Ein Kollege aus Hamburg erzählte mir von seiner neuen Compliance-Lösung. „Alles automatisch“, sagte er. Ich war skeptisch. Automatisch bedeutet meist: kompliziert und teuer.
Aber ich schaute es mir an. Was mich überzeugte: Das System denkt mit. Es erkennt automatisch, welche E-Mails compliance-relevant sind. Es archiviert Telefongespräche mit den richtigen Metadaten. Es weiß, wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Das Beste: Ich muss nicht mehr nachdenken. Früher fragte ich mich bei jeder E-Mail: „Muss ich die archivieren?“ Heute passiert das automatisch. Das System ist schlauer als ich – zumindest bei Compliance.
Was sich konkret geändert hat
Zahlen lügen nicht. Hier sind meine:
Prüfungsvorbereitung: Früher zwei Wochen Vollzeit. Heute vier Stunden. Ich drücke einen Knopf, das System generiert alle nötigen Berichte.
Täglicher Aufwand: Anna verbringt jetzt 15 Minuten pro Tag mit Compliance statt zwei Stunden. Sie kann sich wieder um Kunden kümmern.
Stress-Level: Schwer messbar, aber ich schlafe besser. Früher lag ich nachts wach und fragte mich: „Haben wir das Dokument richtig archiviert?“ Heute weiß ich: Das System macht keine Fehler.
Kosten: Die Software kostet uns 800 Euro pro Monat. Klingt viel, aber Anna verdient in zwei Stunden mehr, als die Software pro Tag kostet.
Welche Features den Unterschied machen
Ich könnte technische Details aufzählen. Mache ich nicht. Aus der Praxis sind drei Dinge wichtig:
Automatische Klassifizierung: Das System erkennt, ob eine E-Mail von einem Kunden oder einem Lieferanten kommt. Klingt simpel, aber es kategorisiert automatisch nach MiFID II-Anforderungen.
Intelligente Archivierung: Kundengespräche werden fünf Jahre gespeichert, interne E-Mails zwei Jahre. Ich muss mir keine Aufbewahrungsfristen merken.
Audit-Trail: Jeder Zugriff wird protokolliert. Wenn die BaFin fragt: „Wer hat wann auf welches Dokument zugegriffen?“, habe ich die Antwort in Sekunden.
Was mich besonders beeindruckt: Das Enterprise Content Management System lernt aus unseren Gewohnheiten. Es merkt sich, welche Dokumente oft zusammen gebraucht werden, und schlägt sie vor.
Die Stolpersteine waren real
Ich will ehrlich sein: Die ersten Wochen waren frustrierend. Das System archivierte zu viel. Jede E-Mail über das Betriebsfest landete im Compliance-Archiv. Wir mussten die Regeln anpassen.
Mein Kollege Thomas (55 Jahre, seit 20 Jahren dabei) weigerte sich, das neue System zu nutzen. „Ich kenne meine Ordner“, sagte er. Bis zur nächsten internen Prüfung. Er fand ein wichtiges Dokument nicht. Das System fand es in drei Sekunden.
Die Kosten waren auch ein Thema. 9.600 Euro pro Jahr für ein kleines Unternehmen sind nicht wenig. Aber rechnen Sie: Eine BaFin-Strafe kostet schnell 50.000 Euro. Die Software hat sich nach zwei Monaten amortisiert.
Was ich heute anders machen würde
Rückblickend hätte ich früher angefangen. Nicht erst nach der Prüfung, sondern präventiv. Compliance ist wie Versicherung: Man braucht sie, bevor etwas passiert.
Außerdem hätte ich mehr Zeit für die Konfiguration eingeplant. Jedes Unternehmen arbeitet anders. Das System muss angepasst werden. Das dauert Wochen, nicht Tage.
Aber das Wichtigste: Ich hätte früher verstanden, dass Compliance kein notwendiges Übel ist. Es ist Risikomanagement. Und gutes Risikomanagement spart Geld.
Ein Jahr später: Mein ehrliches Fazit
Unsere letzte BaFin-Prüfung war im Oktober 2024. Die Prüfer waren beeindruckt. „So gut vorbereitet haben wir selten ein Unternehmen Ihrer Größe erlebt“, sagten sie.
Ich war stolz. Nicht auf die Technologie, sondern darauf, dass wir es geschafft haben. Compliance ist nicht mehr der Feind, sondern ein Werkzeug.
Meine Kollegen sind entspannter. Anna lächelt wieder, wenn das Telefon klingelt. Thomas nutzt das System täglich und gibt sogar Tipps an neue Kollegen weiter.
Die Technologie funktioniert. Sie ist nicht perfekt, aber sie ist gut genug. Und sie wird besser. Jeden Monat kommen Updates, neue Features, Verbesserungen.
Warum Sie nicht warten sollten
Die Regulierung wird nicht einfacher. Die EU arbeitet an neuen Richtlinien für Nachhaltigkeit, Kryptowährungen, KI. Wer heute nicht vorbereitet ist, wird morgen Probleme haben.
Mein Rat: Fangen Sie klein an. Nicht alles auf einmal, sondern Schritt für Schritt. Testen Sie Lösungen, bevor Sie sie kaufen. Und hören Sie auf Ihre Mitarbeiter. Die wissen am besten, wo der Schuh drückt.
Compliance muss nicht wehtun. Es kann sogar Spaß machen. Wirklich.