Die Auswahl an virtuellen Datenräumen wird Jahr für Jahr größer.
Kein Wunder: Das Angebot folgt der steigenden Nachfrage. Die steigende Auswahl entpuppt sich für Neulinge und unerfahrene Nutzer der beliebten Cloud-Lösung zu einem Problem. Viele sind überfordert und wissen nicht, worauf sie achten müssen. Statt Ihnen eine simple Liste mit „den besten VDR-Anbietern“ darzubieten, möchten wir der Frage nachgehen, was eine gute Plattform ausmacht. Inwiefern unterscheiden sich die einzelnen Betreiber voneinander? Auf welche Faktoren sollten Sie besonders achten? Und: Wie wichtig ist es, ein individuelles Anforderungsprofil zu definieren, das ein digitaler Datenraum im Anschluss erfüllt?
Die wesentlichen Aufgaben eines virtuellen Datenraums
Um die Frage, was einen guten VDR ausmacht, beantworten zu können, bedarf es zunächst eines Grundverständnisses davon, was dessen Funktion ist. Ein Online Datenraum kommt überall dort zum Einsatz, wo sensible Daten zwischen mehreren Parteien ausgetauscht werden.
Lösungen wie Ideals Datenraum haben sich zunehmend als Alternative zu den üblichen Cloud-Lösungen etabliert. Sie weisen hohe Sicherheitsstandards auf, sind mit dem Thema Compliance vertraut, achten auf Datenschutzanliegen und halten europäisches Recht ein. Des weiteren warten sie mit speziellen Funktionen auf, die Sie anderswo nicht finden werden. Ein kleiner Überblick findet sich hier:
- Zugriffsverwaltung: Verteilen Sie Rechte an alle Nutzer auf der Plattform
- Wasserzeichen: Versehen Sie Dokumente mit einer digitalen Markierung, um sie zu schützen
- Indexierung: Effiziente Suche von Dateien
- Filterfunktionen: Filter und Sortierfunktionen erleichtern das Finden spezifischer Dokumente
- Ordnerstrukturen: Ein virtueller Datenraum Anbieter liefern vorgefertigte Ordnerstrukturen zur übersichtlichen Ablage und Navigation auf der Plattform
- KI: Künstliche Intelligenz zum Durchsuchen von Dokumenteninhalten
- Audit Trails: Protokollierung der Nutzeraktivitäten zur besseren Nachvollziehbarkeit
Die Anwendungsgebiete eines VDR
Die Use Cases für virtuelle Datenräume sind zahlreich. Dazu zählen u. a:
- Partnerschaften
- Mergers & Acquisitions
- Due Diligence
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- Investorensuche
- Kapitalbeschaffung
- Rechtsstreitigkeiten
- Steuerprüfungen
Die Technologie ist in vielen Industriezweigen zu finden und wird für immer mehr Geschäftsprozesse verwendet. Beispiel Immobilienbranche. Bei Bedarf lassen sich diese dann schnell mit Geschäftspartnern und Kunden teilen. Ähnliche Anwendungszwecke finden sich im Finanzwesen, Anwaltskanzleien, bei Banken und bei Start-ups. Konkret ermöglichen VDRs:
- die Sichere Ablage von Unterlagen: Alle relevanten Daten lassen sich in Form von digitalisierten Dokumenten auf der Cloud speichern. Dazu zählen z. B. Objektakten, Mitarbeiterverträge oder Immobiliendokumente.
- Nutzerverwaltung: Ein sicherer Datenraum hält alle Dokumente unter Verschluss und teilt sie lediglich mit Nutzern, denen explizit die entsprechenden Rechte erteilt werden. Die Rechteverteilung ist differenziert und kann genutzt werden, um zu definieren, welche Nutzer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder herunterladen können.
- schnelle und effiziente Zusammenarbeit: Die Zeiten endloser Papierberge und physischer Datenträger sind vorbei. Mithilfe der digitalisierten, zentralen Dokumentenverwaltung wird ein maximal effizientes Arbeiten möglich. Die Zusammenarbeit lässt sich auf diese Weise beschleunigen und Daten in Echtzeit mit anderen Parteien teilen.
Erwähnenswert sind außerdem Mergers & Acquisitions (auf Deutsch: Unternehmensfusionen). Hier nimmt aufgrund der riesigen Unternehmenswerte, die auf dem Spiel stehen, Sicherheit die oberste Priorität ein. Gleichzeitig haben alle Beteiligten ein Interesse daran, den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten. Auch hierfür sind virtuelle Datenräume ideal geeignet, um all diesen Anforderungen gerecht werden zu können.
Mehr als das Nötigste bieten
Aufgrund der zahlreichen Anwendungsgebiete und Unternehmensarten, in denen VDRs zur Anwendung kommen, müssen Anbieter eine Vielzahl von Kundengruppen ansprechen können. Das gelingt durch flexible Preismodelle, eine übersichtliche Website, die alle nötigen Informationen bereitstellt und einen ausgereiften Kundensupport. Letzterer ist idealerweise 24/7 und über unterschiedliche Kanäle erreichbar. Kurz zusammengefasst zeigen sich die Unterschiede zwischen den einzelnen VDR-Anbietern nicht nur in ihrer Funktionalität. Viele weitere Aspekte wie Support, Datenschutz und weitere Sicherheitsfragen sollten bei dem Erwerb eines Datenraums Berücksichtigung finden.
Sicherheit
Das Thema Sicherheit haben wir bereits kurz angerissen. Dabei handelt es sich um einen derart wichtigen Aspekt, – nicht zuletzt für große Unternehmen – dass wir uns an dieser Stelle ausführlicher damit befassen sollten. Prinzipiell gilt: Virtuelle Datenräume, die in Europa ansässig sind, halten sich an die innerhalb der EU geltenden Bestimmungen. Dazu gehören neben den nationalen Gesetzen außerdem die europäischen Richtlinien (Beispiel DSGVO).
Arten von Anbietern für virtuelle Datenräume hingegen setzen jedoch sehr weit über den gesetzlichen Mindestanforderungen an. Sie sind sich darüber im Bilde, wie wichtig Sicherheitsaspekte für die Kunden sind und werfen sich daher gewaltig mit ihren Features in dieconsulta.
Zu den rechtlich relevanten Features gehören vor allem die folgenden:
- Zertifizierungen (wie SOC 1/2/3, ISO 27001 und ISO 27018)
- Modernes Authentifizierungsverfahren
- Datenverschlüsselung (von Regulierungsbehörden wie der BaFin gewünscht)
Zu den optionalen Sicherheitsvorkehrungen gehören unter anderem diese:
- Dokumente mit Wasserzeichen ausstatten
- IP-Filter
- Nutzer-Aktivitätsprotokolle
- Zugriffsrechteverwaltung
Die Antwort auf die Frage, welche der genannten Aspekte für Sie oberste Priorität haben, können nur Sie selbst beantworten. Das hängt von dem einzelnen Anwendungsfall, der Unternehmensart und -größe und einigen weiteren projektspezifischen Faktoren ab. Je mehr dieser Features ein VDR im Portfolio hat, desto besser. Die zusätzlichen Features sind außerdem nicht kostenlos. Das lässt sich am Beispiel der Rechteverwaltung demonstrieren. Viele Datenraum Anbieter machen den monatlichen Grundpreis von der maximalen Anzahl der Nutzer und/oder Administratoren, die auf der Plattform zugegen sein können, abhängig.
Fazit
Der Markt ist voll von qualitativ hochwertigen Anbietern für virtuelle Datenräume. Kein Wunder: Hat die moderne Cloud-Lösung doch vieles zu bieten: eine zentrale, digitale Dokumentenablage mit Zugriffsverwaltung unter Berücksichtigung aller geltenden Sicherheitsrichtlinien. Die zahlreichen optionalen Features, die über das Notwendige hinausgehen, sind es jedoch, die die Auswahl eines geeigneten Anbieters so schwierig und wichtig macht. Auf Websites werden Neukunden mit neuen Tools, großem Speicherplatz und günstigen Preisen geködert. Künstliche Intelligenz ist auch im Bereich der Datenräume auf dem Vormarsch. Genauso, wie eine Vielzahl weiterer Produktmerkmale, mit denen geworben wird.
Im Laufe dieses Artikels haben wir versucht, Ihnen einen Überblick über all diese Features zu geben. Was die Grundausstattung angeht, nehmen sich die meisten Betreiber für VDRs nicht viel. Interessanter wird es bei den Details: Wie gut funktioniert die Künstliche Intelligenz? Wie einfach lässt sich der VDR in ein Bestandssystem implementieren? Wie gut funktioniert die mobile App, sofern eine vorhanden ist? Auf der Website können Sie sich für eine kostenlose Probeversion anmelden. Wir empfehlen unseren Lesern stets, von diesem Angebot Gebrauch zu machen, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen bzw. Ihr aktuelles Projekt zu finden.