Enterprise Content Management (ECM) ist für viele mittelständische Unternehmen unverzichtbar, um Informationen strukturiert, sicher und effizient zu verwalten. Dabei geht es längst nicht mehr nur um die reine Ablage von Dokumenten. Moderne ECM-Systeme übernehmen heute eine zentrale Rolle: Sie helfen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, beschleunigen Freigaben, ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg und reduzieren den manuellen Aufwand.
Gleichzeitig nimmt die Menge digitaler Inhalte kontinuierlich zu. Ohne klare Strukturen führt das schnell zu unübersichtlichen Prozessen und hohem Zeitverlust. Umso wichtiger ist eine Lösung, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.
Im Kern sollte ein ECM-System drei zentrale Punkte abdecken: eine revisionssichere Archivierung, eine schnelle Auffindbarkeit von Inhalten und flexible Workflows, die sich an individuelle Prozesse anpassen lassen. Ergänzend gewinnen Funktionen wie Automatisierung, KI-gestützte Suche und Integrationen in bestehende Anwendungen – etwa ERP-, CRM- oder Kollaborationsplattformen – zunehmend an Bedeutung.
Welche Systeme dabei besonders überzeugen, zeigt die folgende Übersicht. Sie stellt bewährte ECM-Lösungen vor und macht deutlich, welche Stärken die einzelnen Anbieter für Unternehmen mitbringen.
Die Top-ECM-Systeme auf einen Blick
| Platz | System | Spezialisierung |
| 1 | Amagno | Cloudbasiertes DMS & ECM für den Mittelstand, GoBD-konform, Automatisierung & Amagno.AI |
| 2 | OpenText Content Management | Enterprise-ECM für große Organisationen, umfassende Governance- und Integrationsfunktionen |
| 3 | Microsoft SharePoint | Plattform für ECM & Kollaboration, tief in Microsoft 365 integriert |
| 4 | Box | Cloud-ECM mit Fokus auf Zusammenarbeit, Sicherheit & Integration in Business-Apps |
| 5 | ELO Digital Office | Deutsche ECM-Lösung mit modularer Struktur, Workflows & starker Mittelstandsorientierung |
Die besten ECM-Systeme im Detail
Amagno
Amagno versteht sich als moderner Digital Workplace, der Dokumente und Inhalte zentral verwaltet, bearbeitet und archiviert. Die Plattform kombiniert eine benutzerfreundliche Oberfläche mit automatischer Datenerkennung, revisionssicherer Ablage und digitalen Workflows, die den Medienbruch im Arbeitsalltag vermeiden. Mit Amagno.AI erweitert sich das System um ein Conversational ECM, das es ermöglicht, Dokumente in natürlicher Sprache zu durchsuchen, Fragen zu stellen oder Prozesse auszulösen. Besonders mittelständische Unternehmen profitieren von der schnellen Einführung, der hohen Automatisierung und der Möglichkeit, die Lösung flexibel an bestehende Strukturen anzupassen.
Wichtige Funktionen von Amagno
- Automatische Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten
- KI-gestützte Suche mit Amagno.AI, inklusive natürlicher Sprachabfragen
- Revisionssichere Archivierung und Compliance-Funktionen
- Nahtlose Integration in Microsoft 365, DATEV, ERP- und CRM-Systeme
- Plattformunabhängiger Zugriff über Webbrowser und Windows-Client
Kosten & Lizenzmodelle von Amagno
Amagno bietet ein transparentes Cloud-Abonnement, das sich nach Nutzerzahl und Funktionsumfang richtet. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich, bewegen sich im mittleren Marktsegment und beinhalten bereits Updates sowie Support. Für Unternehmen mit speziellen Anforderungen an Datenschutz, Compliance oder die vollständige Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur ist neben der Cloud-Version auch eine On-Premise-Installation möglich.
Für wen ist Amagno geeignet
Besonders interessant für mittelständische Unternehmen, die Wert auf schnelle Einführung, einfache Bedienung und moderne KI-Funktionen legen, ohne in komplexe Enterprise-Strukturen investieren zu müssen.
OpenText Content Management
OpenText ist eine der umfangreichsten ECM-Plattformen weltweit und speziell auf große Organisationen ausgerichtet. Die Lösung deckt alle Bereiche des Content Lifecycle ab und bietet tiefe Integrationsmöglichkeiten in ERP- und CRM-Systemen.
Wichtige Funktionen von OpenText
- Leistungsstarke Governance- und Compliance-Tools
- Skalierbare Architektur für global verteilte Teams
- Erweiterte Automatisierung und intelligente Inhaltsverarbeitung
- Integration in SAP, Microsoft 365, Salesforce u. a.
- Flexible Bereitstellungsmodelle: Cloud, On-Premises oder Hybrid
Kosten & Lizenzmodelle von OpenText
Die Lizenzierung erfolgt individuell und richtet sich nach Funktionsumfang, Nutzerzahl und gewünschtem Deployment-Modell. Die Einstiegskosten sind höher als bei mittelständischen Lösungen, was sich vor allem für Konzerne lohnt.
Für wen ist OpenText geeignet
Ideal für Unternehmen mit komplexen Compliance-Vorgaben, großen Datenmengen und hohem Integrationsbedarf in bestehende Business-Umgebungen.
Microsoft SharePoint
SharePoint kombiniert ECM-Funktionalitäten mit Kollaborations- und Intranet-Funktionen. Durch die tiefe Einbindung in Microsoft 365 lässt sich die Plattform nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren.
Wichtige Funktionen von Microsoft SharePoint
- Dokumentenverwaltung mit Versionierung und Metadaten
- Integration in Teams, Outlook, Word und weitere Microsoft-Apps
- Automatisierte Workflows über Power Automate
- Benutzerdefinierte Berechtigungsstrukturen
- Web- und mobilfreundliche Nutzung
Kosten & Lizenzmodelle von Sharepoint
SharePoint Online ist Bestandteil vieler Microsoft-365-Abos. Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, entstehen oft keine zusätzlichen Lizenzkosten, außer für erweiterte Funktionen oder mehr Speicherplatz.
Für wen ist Microsoft Sharepoint geeignet
Besonders passend für Organisationen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten und Dokumentenmanagement eng mit Teamarbeit verbinden möchten.
Box
Box ist ein reines Cloud-ECM mit Schwerpunkt auf Zusammenarbeit, Sicherheit und einfacher Bedienung. Die Lösung eignet sich besonders für international verteilte Teams.
Wichtige Funktionen von Box
- Sicherer, verschlüsselter Cloud-Speicher mit Versionierung
- Granulare Zugriffskontrollen und Berechtigungsverwaltung
- Integration in Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce und Slack
- Unterstützung von eSignaturen und Automatisierungen
- Globale Verfügbarkeit mit hoher Performance
Kosten & Lizenzmodelle von Box
Box bietet verschiedene Abomodelle pro Nutzer und Monat, abgestuft nach Speicherplatz, Funktionen und Sicherheitslevel. Die Preise beginnen im unteren zweistelligen Bereich pro Monat.
Für wen ist Box geeignet
Ideal für Unternehmen mit stark verteilten Standorten, die eine schlanke, cloudbasierte Lösung für Zusammenarbeit und Dokumentensicherheit suchen
ELO Digital Office
ELO ist eine etablierte deutsche ECM-Lösung mit modularem Aufbau. Sie lässt sich flexibel an Unternehmensanforderungen anpassen und bietet solide Basisfunktionen für Archivierung und Workflow-Management.
Wichtige Funktionen
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Rollenbasierte Zugriffssteuerung
- Integration in SAP, Microsoft 365, DATEV und weitere Systeme
- Erweiterbare Module für Personal-, Vertrags- oder Rechnungsmanagement
- On-Premises, Cloud oder Hybrid einsetzbar
Kosten & Lizenzmodelle von ELO
ELO wird in verschiedenen Editionen angeboten – von der Einstiegsversion für kleine Unternehmen bis zur Enterprise-Variante. Die Preise richten sich nach Nutzerzahl und Modulwahl.
Für wen ist ELO geeignet
Besonders für mittelständische Unternehmen interessant, die eine deutsche Lösung mit stabilen Standardfunktionen und flexibler Erweiterbarkeit suchen.
Welches ECM ist das beste?
Die Frage nach dem „besten“ ECM-System lässt sich nicht pauschal beantworten, denn die ideale Lösung hängt immer von den individuellen Anforderungen, der vorhandenen IT-Landschaft und den Prioritäten des Unternehmens ab. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, sollten die Ziele klar sein. Geht es um mehr Automatisierung, strenge Compliance, nahtlose Zusammenarbeit oder maximale Integrationsfreiheit?
Für Unternehmen, die eine moderne, schnell einführbare Lösung mit hoher Automatisierung und intuitiver Bedienung suchen, ist Amagno eine sehr gute Wahl. Die Plattform punktet mit einem klaren Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, GoBD-konformer Archivierung, leistungsstarker KI-Suche und flexiblen Workflows. Ein weiterer Vorteil ist die Wahl zwischen Cloud-Betrieb und On-Premise-Installation, was Amagno auch für Branchen mit strengen Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen interessant macht.
Wer hingegen bereits tief im Microsoft-Ökosystem verankert ist und Dokumentenmanagement eng mit Kollaboration und Intranet-Funktionen verbinden möchte, wird mit SharePoint eine passende Lösung finden. Die nahtlose Einbindung in Microsoft 365, Teams, Outlook und andere Office-Anwendungen erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für eine einheitliche Arbeitsumgebung – ideal für Unternehmen, die bestehende Microsoft-Lizenzen optimal nutzen wollen.