Wie viel Arbeitszeit geht in deinem Unternehmen täglich für die Suche nach Dokumenten verloren? Mitarbeitende durchforsten unübersichtliche Serverstrukturen, fragen bei Kolleg:innen nach der aktuellen Version einer Datei und kämpfen mit unklaren Abläufen bei Freigaben. Dieses Vorgehen ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch Risiken. Veraltete Informationen führen zu Fehlentscheidungen und die Einhaltung rechtlicher Aufbewahrungspflichten wird schnell zur Herausforderung.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt an dieser Stelle an. Es schafft eine zentrale, logisch strukturierte Ablage für all deine geschäftlichen Unterlagen. Anstatt Dateien auf lokalen Laufwerken oder in E-Mail-Postfächern zu verstreuen, greift das gesamte Team auf eine einzige, verlässliche Informationsquelle zu.
Prozesse wie die Rechnungsprüfung oder Vertragsfreigabe lassen sich damit automatisieren und beschleunigen. So findest du nicht nur schneller, was du suchst, sondern schaffst die Grundlage für reibungslose, nachvollziehbare und sichere Arbeitsabläufe. Der Markt bietet jedoch eine Fülle an Lösungen. Um dir die Orientierung zu erleichtern, stellen wir in diesem Artikel die besten Systeme gegenüber und helfen dir, das passende DMS für deine Anforderungen zu finden.
Kriterien für die Auswahl des richtigen DMS
Die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System ist eine strategische Weichenstellung für dein Unternehmen. Doch woran erkennst du, welche Software wirklich zu deinen Prozessen, deinem Team und deinen Zielen passt? Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, die sich langfristig auszahlt, lohnt sich ein genauer Blick auf einige Kernfunktionen und Eigenschaften. Die folgenden Kriterien dienen dir als Kompass bei der Auswahl des passenden Systems.
- Benutzerfreundlichkeit (UX): Ein DMS wird nur dann erfolgreich sein, wenn es von den Mitarbeitenden gerne genutzt wird. Eine intuitive, moderne und aufgeräumte Oberfläche, die ohne lange Schulungen verständlich ist, ist daher das A und O.
- Skalierbarkeit: Dein Unternehmen wächst und verändert sich. Ein gutes DMS muss flexibel mitwachsen können – von wenigen Nutzenden im Start-up bis zu Tausenden im Konzern, ohne an Leistung zu verlieren.
- Integrationen: Die Stärke eines DMS zeigt sich in seiner Fähigkeit, sich nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft einzufügen. Schnittstellen zu ERP-(z. B. SAP, Microsoft Dynamics), CRM- und Finanzbuchhaltungssystemen sowie zu Microsoft 365 sind entscheidend für durchgängige Prozesse.
- Sicherheit: Der Schutz deiner Unternehmensdaten hat oberste Priorität. Wir bewerten, wie die Systeme durch Verschlüsselung, detaillierte Rechteverwaltung und zertifizierte Rechenzentren (in Deutschland/EU) die Sicherheit deiner Informationen gewährleisten.
- Anpassbarkeit & Flexibilität: Kein Unternehmen ist wie das andere. Die besten Systeme lassen sich an deine spezifischen Prozesse anpassen und bieten flexible Betriebsmodelle (Cloud, On-Premises, Hybrid).
Die besten Dokumentenmanagement-Systeme im Überblick
Nachdem die entscheidenden Kriterien nun klar sind, geht es an die Praxis. Der Markt für DMS-Lösungen ist dynamisch und bietet für nahezu jede Anforderung das passende Werkzeug, von schlanken Cloud-Anwendungen für kleine Teams bis hin zu umfassenden Plattformen für den Mittelstand.
Um dir einen konkreten Eindruck zu verschaffen, stellen wir im Folgenden eine Auswahl der führenden und meistgenutzten Systeme vor. Dieser Überblick dient als Startpunkt für deine eigene Recherche und hilft dir dabei, die Anbieter zu identifizieren, deren Lösungen am besten zu den zuvor definierten Anforderungen deines Unternehmens passen.
Amagno
Amagno bezeichnet sich als „Digital Workplace“ und bietet dir eine moderne DMS/ECM-Lösung für die digitale Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung deiner Dokumente. Du profitierst von automatischer Datenerkennung, GoBD-konformer Ablage, digitalen Workflows und einer übersichtlichen Oberfläche, ideal für den Arbeitsalltag ohne Medienbrüche. Durch integriertes IDP (Intelligent Document Processing) werden Dokumente automatisiert erkannt, klassifiziert und weiterverarbeitet, was manuelle Eingriffe deutlich reduziert.
Die Lösung richtet sich dabei insbesondere an den Mittelstand und größere Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse effizient, sicher und skalierbar gestalten möchten.
Zudem erweitert die neuartige Amagno.AI Amagno zum Conversational ECM: Du kannst in natürlicher Sprache mit deinen Dokumenten kommunizieren, Fragen stellen und Aufgaben auslösen – ganz ohne Programmierung. Dank No-Code-Ansatz lassen sich viele Workflows und Automatisierungen ohne IT-Kenntnisse konfigurieren. Alle Daten bleiben dabei sicher und DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren.
M‑Files
M‑Files nutzt eine metadatenbasierte Architektur, um Dokumente unabhängig vom Speicherort über Inhalte und Kontext zu finden. Die Plattform integriert KI-gestützte Automatisierung, intelligente Suche und unterstützt durch M‑Files Aino generative KI-Funktionen wie Dokumentzusammenfassungen, Klassifizierungen und Workflow-Vorschläge. Dank nahtloser Integrationen mit Microsoft 365, Teams, Outlook, SharePoint und weiteren Systemen lassen sich Informationen direkt in vertrauten Anwendungen verwalten.
ecoDMS
ecoDMS ist eine kostengünstige, skalierbare DMS-Lösung „made in Germany“ für GoBD-, DSGVO- und E-Invoicing-konforme Archivierung. Die Software bietet OCR-Volltextsuche, automatische Klassifizierung, Duplikaterkennung und digitale Workflows per No-Code-Tool ecoWorkflow. Dokumente lassen sich plattformübergreifend über Windows, Linux, macOS und Mobilgeräte verwalten. Dank Einmalkosten ab ca. 89 € eignet sich ecoDMS besonders für KMU, die eine einfache, sichere und bezahlbare Lösung suchen.
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform für Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und den Aufbau von Intranets – tief integriert in Microsoft 365. Sie unterstützt Workflow-Automatisierung, Versionsverwaltung, Compliance-Regeln und Metadatensteuerung. Dokumente lassen sich direkt in Apps wie Teams, Outlook oder Word nutzen, auch mobil und geräteübergreifend. Unternehmen profitieren zudem von hoher Skalierbarkeit, umfangreichen Berechtigungsfunktionen und der Möglichkeit, Inhalte zentral bereitzustellen und teamübergreifend zu teilen.
Hyland OnBase
Hylon OnBase ist eine leistungsstarke Enterprise Content & Case‑Management‑Lösung, die Inhalte, Prozesse und Fälle in einer Plattform zentralisiert und optimiert. Die Software bietet modulare Automatisierung, umfassende Integrationen in Kernsysteme (z. B. Microsoft, SAP, Workday, Salesforce). OnBase richtet sich besonders an Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, öffentliche Verwaltung und Versicherungen und unterstützt durch Reports, Dashboards, Versionierung und Compliance-Tools effiziente, regelkonforme Prozesse
Welches DMS ist nun das beste?
Die Frage nach dem „besten“ DMS lässt sich nicht pauschal beantworten. Es hängt vollständig von deinen individuellen Anforderungen ab. Für ein Unternehmen, das höchsten Wert auf Mitarbeiterakzeptanz, eine intuitive Bedienung und schnelle, cloudbasierte Einführung legt, könnte eine Lösung wie Amagno die Nase vorn haben. Besonders mittelständische und größere Unternehmen profitieren von der Skalierbarkeit und den umfassenden Funktionen, die Amagno als Digital Workplace bietet.
Ein Unternehmen, das bereits tief im Microsoft-Ökosystem verankert ist und intensiv mit Anwendungen wie Microsoft 365 und Teams arbeitet, findet sich hingegen möglicherweise besser in der nahtlos integrierten Welt von Microsoft SharePoint wieder.
Der Schlüssel liegt in der sorgfältigen Analyse deiner eigenen Bedürfnisse: Wie digitalaffin sind deine Mitarbeitende? Welche Systeme müssen angebunden werden? Welches Budget steht zur Verfügung?
Was muss man bei der Implementierung eines DMS beachten?
Die beste Software entfaltet ihr volles Potenzial nur, wenn sie erfolgreich im Unternehmen eingeführt wird. Eine sorgfältige Implementierung ist der Schlüssel dafür, dass dein Team das neue System annimmt, die Prozesse wie gewünscht funktionieren und sich der erhoffte Nutzen für die tägliche Arbeit auch wirklich einstellt.
Woran solltest du also denken, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten? Die folgenden Punkte zeigen dir, wie du die Einführung strategisch planst, häufige Hürden vermeidest und die Weichen von Anfang an auf Erfolg stellst.
1. Ziele definieren und Prozesse analysieren
Bevor du startest, musst du wissen, wohin die Reise geht. Analysiere genau, wo die Schwachstellen in deinen aktuellen Abläufen liegen. Formuliere daraus konkrete, messbare Ziele. Statt nur „effizienter werden“ zu wollen, nimm dir vor, „die Suchzeit für Rechnungen um 50 % zu senken“. Das schafft Klarheit und macht den Erfolg messbar.
2. Mitarbeiter einbinden und Akzeptanz schaffen
Die Einführung eines DMS ist vor allem ein Veränderungsprojekt. Hole dein Team deshalb frühzeitig ins Boot. Stelle eine:n Projektverantwortliche:n und ein Team aus verschiedenen Abteilungen zusammen. Kommuniziere klar den Nutzen für jede:n Einzelne:n und mache Betroffene zu Beteiligten, indem du sie in die Gestaltung der neuen Struktur einbeziehst.
3. Eine klare Struktur als Fundament schaffen
Die neue Ordnung muss intuitiv sein. Entwickle eine einfache und logische Ablagestruktur mit sinnvollen Metadaten (Schlagwörtern), die das schnelle Wiederfinden ermöglichen. Lege außerdem ein klares Berechtigungskonzept fest: Wer darf was sehen, bearbeiten und freigeben? Dies ist entscheidend für Sicherheit und Datenschutz.
4. Die Migration der Altdaten klug planen
Nutze die Gelegenheit zum Aufräumen. Überlege genau, welche bestehenden Dokumente wirklich in das neue System übernommen werden müssen. Nicht jede alte Datei ist den Aufwand der Migration wert. Plane den Prozess der Digitalisierung und des Imports sorgfältig, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen korrekt übertragen werden.
5. Den Start mit Schulungen vorbereiten
Damit das System genutzt wird, muss dein Team es verstehen. Führe rollenspezifische Schulungen durch, die sich an den konkreten Aufgaben der Mitarbeiter:innen orientieren. Ein schrittweiser Start, zum Beispiel Abteilung für Abteilung, kann sinnvoller sein als eine Umstellung für alle auf einmal. So könnt ihr aus Erfahrungen lernen und den Prozess optimieren.
Fazit
Der Weg vom unübersichtlichen Dateiserver zum intelligenten Dokumentenmanagement mag zunächst wie ein großes Projekt wirken. Doch wie wir gesehen haben, ist es vor allem eine strategische Entscheidung für die Zukunftsfähigkeit deines Unternehmens. Es geht nicht nur darum, Dokumente schneller zu finden. Es geht darum, Arbeitsabläufe zu beschleunigen, die Zusammenarbeit im Team zu stärken und eine verlässliche, rechtssichere Basis für deine gesamten Geschäftsprozesse zu schaffen.
Die sorgfältige Auswahl und eine durchdachte Implementierung sind dabei die entscheidenden Faktoren für den Erfolg. Wenn du deine Anforderungen genau kennst und dein Team von Anfang an mitnimmst, wird das DMS von einem reinen Werkzeug zu einem echten Motor für Produktivität und Wachstum.