Die Regierung hat in den vergangenen Jahren viel in die Digitalisierung investiert, um Prozesse zu entschlacken und neue Möglichkeiten zu schaffen. So lässt sich heute sogar ein neues Unternehmen in den eigenen vier Wänden gründen. Das macht Firmengründungen nicht nur erheblich einfacher, sondern vor allem auch deutlich schneller. Umständliches Aufsuchen von Ämtern und Notaren gehört damit der Vergangenheit an.
Doch es gibt bei diesem Thema einige wichtige Punkte zu beachten, angefangen beim Prozess hin zu konkreten Voraussetzungen und Empfehlungen im Arbeitsalltag. Dieser Artikel erklärt Gründerinnen und Gründern, welche Aspekte es unbedingt zu beachten gilt.
Unternehmen online gründen – die neuesten Entwicklungen
Mit der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) aus dem Jahr 2022 ist es heutzutage sogar möglich, Unternehmen mit beliebten Rechtsformen wie GmbH oder UG komplett online zu gründen. Besuche beim Amt und bei Notaren sind in den meisten Fällen nicht mehr notwendig, was insbesondere Firmengründungen mit mehreren Beteiligten vereinfachen kann.
Die technischen Voraussetzungen sind ebenfalls überschaubar: Ein Personalausweis mit freigeschalteter eID-Funktion zur Identitätsverifizierung, ein Handy mit NFC-Technologie und eine Webcam samt Mikrofon reichen bereits aus. Bei mehreren Gründern müssen natürlich alle Beteiligten die genannten Voraussetzungen erfüllen.
Bei Kosten und Dauer gibt es zum klassischen Verfahren vor Ort keine Unterschiede. Die konkreten Kosten hängen überwiegend vom Geschäftswert des Unternehmens ab und weniger von der Art der Unternehmensgründung. Sind alle Unterlagen erst einmal eingereicht, dauert der Gründungsvorgang im Anschluss meistens genauso lange wie offline.
Wie funktioniert eine Online-Gründung beim Notar?
Das offizielle Portal der Bundesnotarkammer bietet mittlerweile zahlreiche Dienste online an, darunter auch das Verfahren zur Gründung einer GmbH oder UG. Ein entsprechendes Angebot und weitere Informationen findet man direkt auf der Startseite. Mit einem Klick lässt sich somit der Prozess starten – alle weiteren Schritte werden auf Wunsch ebenso kurz vorgestellt.
Die sonstigen Vorbereitungen sind aber natürlich weiterhin idealerweise vorab zu treffen. Firmenname, Businessplan, Gesellschaftsvertrag, Stammkapital und ein Geschäftskonto bleiben wichtige Voraussetzungen, selbst wenn sich sonst alles ins Internet verlagert. Weitere notwendige Aspekte erklärt das Portal der Bundesnotarkammer im Detail.
Besonders praktisch: Durch den einfachen Zugang zu Online-Notarterminen steht eine Notarin oder ein Notar stets zur Beratung bereit. Bei Fragen zum optimalen Gesellschaftsvertrag, der Handelsregisteranmeldung oder der Gesellschafterliste ist also immer schnelle Hilfe geboten. Noch nie war es so einfach, bei Bedarf weitere Notartermine wahrzunehmen.
Professionelle Arbeitsumgebung im eigenen Zuhause schaffen
Abgesehen von der Gründung ist aber auch an eine professionelle Arbeitsumgebung zu denken. Ein separates Zimmer ist hierfür ideal, um eine klare Trennung zwischen Geschäfts- und Privatalltag machen zu können. Alternativ bietet sich eine Ecke in einem größeren Raum an, wobei in einem solchen Fall auf möglichst wenig Ablenkung zu achten ist.
Wichtig ist vor allem ein ergonomischer Arbeitsplatz, an dem Gründerinnen und Gründer längere Zeit problemlos arbeiten können. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch, ein bequemer Bürostuhl, gut platzierte Bildschirme und eine angenehme Beleuchtung sind gängige Empfehlungen. Das garantiert hohe Produktivität und beugt Rücken- und Nackenproblemen vor.
Manche Menschen profitieren darüber hinaus von einer persönlichen Gestaltung, um dem Arbeitsplatz eine individuelle Note zu verleihen (so wie im Büro). Pflanzen, Bilder und persönliche Gegenstände sorgen für etwas mehr Wohlgefühl am Arbeitsplatz. Zudem kann sogar die Farbgestaltung im Raum zu einem positiven Gesamtbild beitragen.
Das Thema IT-Sicherheit auf keinen Fall vernachlässigen
Wer von Zuhause aus ein Unternehmen leitet, darf das wichtige Thema IT-Sicherheit nicht vernachlässigen. Schließlich haben es Hacker und Kriminelle immer häufiger auf Unternehmen aus dem Klein- und Mittelstand sowie neue Start-up abgesehen. Laut einer Befragung sind heute rund 8 von 10 Unternehmen von Cyberangriffen betroffen.
Die folgenden Tipps bieten einen guten Schutz vor Datendiebstahl, Spionage oder Sabotage.
Starke Passwörter für alle Zugänge setzen
Einfache Passwörter sind die häufigste Ursache, wie Hacker in ein Unternehmenssystem gelangen. Lange und komplexe Passwörter mit Zahlen, Sonderzeichen sowie Klein- und Großbuchstaben sind hingegen schwieriger zu knacken. Zudem sollte jedes Passwort komplett einzigartig sein, damit im Falle eines Verlustes zumindest nur ein einziges Konto betroffen ist.
Dedizierte Firewall schützt vor Bedrohungen
Die meisten WLAN-Router verfügen bereits über eine eingebaute Firewall mit einigen grundlegenden Sicherheitsfunktionen. Eine dedizierte Firewall kann aber für deutlich mehr Schutz sorgen. Sie erkennt zuverlässig unbefugte Zugriffe, wehrt kostspielige DDoS-Attacken ab und überwacht den gesamten Netzwerkverkehr auf Unregelmäßigkeiten.
VPN für sichere Zugriffe von außerhalb
In einigen Fällen müssen Gründerinnen und Gründer auch von unterwegs auf sensible Daten zugreifen, so zum Beispiel während einer Geschäftsreise. Ein öffentliches WLAN kann hierbei eine besondere Gefahr darstellen, weil alle Daten innerhalb des Netzwerkes unverschlüsselt übertragen werden. Mit einer praktischen VPN-App gelingt dennoch ein sicherer Zugriff.
Sie verschlüsselt alle Übertragungen, sodass niemand mehr diese einsehen kann. Seriöse VPN-Anbieter gewähren häufig eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie, sodass man praktisch risikofrei bzw. kostenlos VPNs testen kann. Sollte einem die Leistung nicht gefallen, wird der gesamte Betrag zurückerstattet. Das schafft zusätzliches Vertrauen vor dem Kauf.
Systeme und Software auf aktuellem Stand halten
Am Ende sind es ebenso häufig veraltete Systeme und Software, die für unnötige Gefahr durch Cyberangriffe sorgen. Hacker haben es nämlich gerne auf veraltete Systeme mit bekannten Sicherheitslücken abgesehen. Durch regelmäßige Updates lassen sich genau solche Lücken schließen und die Risiken durch einen erfolgreichen Angriff minimieren.
Weitere Tipps zum effektiven Arbeiten von Zuhause aus
Ob angestellt oder selbstständig, das Homeoffice gehört heute für viele Menschen zum Alltag. Es hat zahlreiche Vorteile, kann aber auch mit einigen Nachteilen einhergehen, allen voran dem Verschwimmen zwischen Privat- und Geschäftsalltag. Deswegen ist es wichtig, von Anfang an klare Grenzen zu setzen, um sich nicht in der Arbeit zu verlieren.
Die folgenden Tipps können Gründerinnen und Gründern dabei helfen:
- Feste Arbeitszeiten sind eine wichtige Voraussetzung, um eine klare und effiziente Trennung zwischen Privat- und Arbeitszeit gewährleisten zu können.
- Regelmäßige Pausen sind für eine hohe Konzentration und Produktivität entscheidend, zudem beugen sie einer Überlastung vor.
- Kurze Bewegungsübungen zwischen langen Sitzphasen helfen dabei, den Kreislauf in Schwung zu halten und Gelenke zu stärken.
- Bewusste Übergangsrituale wie ein kurzer Spaziergang nach der Arbeit helfen, sich gedanklich loszulösen und den Feierabend einzuläuten.
- Das alles hilft dabei, eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten und notwendige Erholungsphasen einzuplanen.