Gute Ideen entstehen schnell. Strukturen dagegen meist nebenbei. Gerade in jungen Unternehmen funktioniert vieles aus dem Moment heraus. Absprachen laufen informell, Dateien liegen irgendwo, Entscheidungen werden mündlich getroffen. Das wirkt effizient. Anfangs stimmt das auch. Erst später zeigt sich, dass fehlende Ordnung nicht nur Zeit kostet, sondern die Handlungsspielräume einschränkt. Nicht optimal aufgestellte Prozesse fallen selten sofort auf, sondern sie wirken verzögert. Genau das macht sie so gefährlich.
Wenn Ordnung erst dann fehlt, wenn sie gebraucht wird
In den frühen Phasen von Unternehmen funktionieren einfache Abläufe: Ein Vertrag wird weitergeleitet, eine Freigabe wird kurz intern abgestimmt und eine fehlende Unterschrift kann schnell eingeholt werden. Solange wenige Beteiligte im Spiel sind, bleibt der Aufwand überschaubar.
Später ist es dann schwieriger und Dokumente sind über mehr Beteiligte verteilt. Hier ist es ein großer Vorteil, wenn die verantwortlichen Personen im Unternehmen sowie Mitarbeiter und Geschäftspartner jederzeit per PDF online unterschreiben können. Dies erleichtert die schnelle Abwicklung wichtiger Prozesse enorm. Allerdings ersetzt das noch keine durchdachte Unternehmensstruktur, denn ohne klaren Ablauf bleibt auch das beste Werkzeug wirkungslos. Es ist daher wichtig, dass Geschäftsprozesse sowohl unkompliziert als auch langfristig tragfähig sind.
Tipp: Alles, was heute mehrfach anfällt, sollte bewusst betrachtet werden. Zwar lässt es sich zu Beginn auch noch dann gut lösen, wenn die Lösung nicht perfekt ist, langfristig können Dauerimprovisationen aber problematisch werden.
Wachstum verstärkt bestehende Schwächen
Mit wachsender Unternehmensgröße wächst auch die Komplexität. Neue Mitarbeiter greifen oft auf bestehende Ablagen zurück und übernehmen Arbeitsweisen, ohne dass diese hinterfragt werden. Was vorher als kurzfristige Improvisation gedacht war, wird plötzlich zum Standard. Dadurch vervielfältigen sich auch Fehler, und Informationen können fehlen oder nicht eindeutig sein. Viele Startups bemerken erst in dieser Phase, dass Ordnung erheblich zur Entlastung beiträgt und keinesfalls mit Kontrolle gleichzusetzen ist. Sie schafft eine Verlässlichkeit, die für weiteres Wachstum entscheidend sein kann.
Tipp: Prozesse sollten so gut durchdacht sein, dass sie auch ohne lange Erklärungen funktionieren.
Struktur als Voraussetzung für Skalierbarkeit
Die digitale Ordnung kann entscheidend dafür sein, ob ein Unternehmen skalierbar bleibt. Je klarer ein Ablauf definiert ist, desto leichter lässt er sich anpassen oder erweitern. Auch ein funktionierendes Dokumentenmanagement ist dabei unverzichtbar. Es sind vor allem die folgenden Fragen, die klar geklärt sein müssen:
- Wo werden Dokumente abgelegt?
- Wer darf ein Dokument ändern?
- Was gilt als verbindlich?
- Wer ist für Pflege und Aktualisierung zuständig?
- Wie werden externe Beteiligte eingebunden?
Wenn diese Fragen früh geklärt werden, entstehen weniger Abhängigkeiten. Werden sie dagegen aufgeschoben, können dadurch spätere Entscheidungen blockiert werden. Dies passiert oftmals genau dann, wenn eigentlich Tempo gefragt ist.