Lohnt sich dieses Projekt wirklich? Wenn du diese Frage fundiert beantworten willst, führt kein Weg an einem Business Case vorbei. Er liefert besonders in der Gründungsphase oder bei wachsenden Startups die Entscheidungsgrundlage für Investitionen, Projekte und strategische Weichenstellungen. Wie du einen Business Case schrittweise entwickelst, welche Inhalte dazugehören und wo du hilfreiche Vorlagen findest, erklären wir dir hier.
Das Wichtigste in Kürze
- Was ist ein Business Case? Eine strukturierte Entscheidungsvorlage, die Nutzen, Kosten und Risiken eines Vorhabens systematisch darstellt.
- Wozu dient er? Er hilft dabei, Investitionen zu rechtfertigen, Prioritäten zu setzen und Stakeholder zu überzeugen.
- Was hilft beim Einstieg? Kostenlose Vorlagen, klare Struktur und eine realistische Bewertung der Annahmen machen den Unterschied.
Was ist ein Business Case und wofür brauchst du ihn?
Ein Business Case (deutsch: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) ist mehr als nur eine Kosten-Nutzen-Rechnung, denn er beantwortet die zentrale Frage: Ist dieses Projekt oder Vorhaben wirtschaftlich sinnvoll und realisierbar? Dabei fließen sowohl finanzielle als auch qualitative Aspekte mit ein, zum Beispiel strategische Ziele, Risiken oder Nachhaltigkeit.
Gerade in Startups kann ein fundierter Business Case darüber entscheiden, ob dir Investor:innen Vertrauen schenken oder Entscheider:innen im Unternehmen eine Freigabe erteilen. Auch für interne Priorisierungen oder Förderanträge ist er oft Voraussetzung.
Wie ist ein Business Case aufgebaut?
Ein typischer Business Case folgt einer klaren Struktur. Die Inhalte können je nach Komplexität und Zielgruppe leicht variieren, sollten aber diese Bausteine enthalten:
- Zusammenfassung (Executive Summary): Die wichtigsten Eckdaten auf einen Blick, darunter Projektziel, Investitionsvolumen, erwarteter Nutzen und empfohlene Entscheidung.
- Ausgangssituation und Problemstellung: Warum wird das Projekt überhaupt angestoßen? Welcher Handlungsbedarf besteht?
- Zielsetzung und Nutzen: Was soll erreicht werden und was bringt es konkret? Hier sollten auch qualitative Effekte wie Imagegewinn oder bessere Prozesse beschrieben werden.
- Lösungsoptionen: Gibt es mehrere Ansätze zur Zielerreichung? Dann lohnt sich der Vergleich von Alternativen, um Transparenz zu schaffen.
- Kosten und Aufwände: Hier kommen die Zahlen ins Spiel. Investitionskosten, laufende Betriebskosten, interne Aufwände und externe Leistungen sollten alle aufgelistet werden.
- Wirtschaftlichkeitsrechnung: Ob Amortisationszeit, Kapitalwert oder ROI (Return on Investment), mit der richtigen Kennzahl lässt sich der wirtschaftliche Mehrwert greifbar machen.
- Risiken und Annahmen: Welche Unsicherheiten bestehen? Und welche Rahmenbedingungen werden als gegeben vorausgesetzt?
- Empfehlung: Basierend auf den Ergebnissen folgt eine klare Handlungsempfehlung; idealerweise mit Alternativen und Konsequenzen.
Wie konkretisiere ich Nutzen und Wirtschaftlichkeit?
Der Nutzen eines Projekts lässt sich nicht immer in Euro beziffern und trotzdem ist genau das Ziel eines Business Case. Wie gelingt dir das?
- Finanzieller Nutzen: Einsparungen, zusätzliche Einnahmen oder erhöhte Produktivität lassen sich in der Regel beziffern. Eine neue Software kann beispielsweise jährlich 200 Stunden manuelle Arbeit einsparen.
- Strategischer Nutzen: Auch qualitative Effekte wie Risikominimierung oder Innovationsfähigkeit sollten etwa in Form einer Nutzwertanalyse erwähnt werden.
- Zeitlicher Horizont: Wirtschaftlichkeit zeigt sich oft erst nach Monaten oder Jahren. Deshalb lohnt sich eine Break-even-Analyse oder ein Vergleich mehrerer Szenarien.
Was macht einen überzeugenden Business Case aus?
Ein Business Case ist kein Selbstzweck, denn er soll Entscheidungen erleichtern. Dafür muss er überzeugend, verständlich und nachvollziehbar sein. Folgende Tipps helfen dir dabei:
- Zahlen belegen statt schätzen: Jede Zahl braucht eine Quelle oder eine fundierte Herleitung. Lieber konservativ als zu optimistisch.
- Klar und prägnant formulieren: Keine Romane schreiben. Führungskräfte und Investor:innen haben oft wenig Zeit.
- Visualisierung nutzen: Tabellen, Diagramme und Entscheidungsmatrizen machen komplexe Inhalte greifbar.
- Stakeholder einbeziehen: Wenn Fachbereiche oder Entscheidungsträger früh eingebunden sind, erhöht sich die Akzeptanz.
- Flexibilität zeigen: Gute Business Cases berücksichtigen mehrere Handlungsoptionen und zeigen, was passiert, wenn Annahmen sich ändern.
Wann lohnt sich der Aufwand und wann nicht?
Ein Business Case ist ein wertvolles Planungsinstrument, aber der Aufwand muss zum Projekt passen. Nicht jedes kleine Vorhaben braucht ein zehnseitiges Dokument.
Faustregel: Je höher das finanzielle oder strategische Risiko, desto detaillierter sollte der Business Case sein. Für kleinere Entscheidungen reichen oft einfache Kosten-Nutzen-Abwägungen oder ein One-Pager.
Business Case vs. Pitch Deck
Gerade Startups fragen sich oft, ob ein Pitch Deck nicht ausreicht? Beide Formate haben ihre Berechtigung, aber sie verfolgen unterschiedliche Ziele:
| Aspekt | Business Case | Pitch Deck |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Interne Entscheider, Investoren | Investoren, Wettbewerbe, Öffentlichkeit |
| Umfang | Detailliert, analytisch | Kurz, visuell, storytelling-orientiert |
| Fokus | Wirtschaftlichkeit, Risiken, Optionen | Vision, Team, Marktpotenzial |
Am besten entwickelst du beide Formate. Das Pitch Deck als Teaser, den Business Case als fundiertes Dokument für die Tiefe.
💡 Wusstest Du, dass…?
- ein gut aufbereiteter Business Case die Genehmigungswahrscheinlichkeit eines Projekts um bis zu 30 % erhöhen kann?
- viele Investor:innen weniger auf die Idee als auf die Rechenlogik im Business Case achten? Eine realistische Kalkulation wiegt oft mehr als Visionen.
- Business Cases nicht nur für Investitionen, sondern auch für interne Change-Projekte eingesetzt werden, z. B. für Prozessoptimierung oder neue Tools?
Fazit: Gut vorbereitet entscheidet sich besser
Ein durchdachter Business Case bringt Struktur in deine Idee, schafft Klarheit bei Entscheidungen und öffnet Türen bei Geldgebern. Er ist kein bürokratisches Hindernis, sondern eine Investition in deinen unternehmerischen Erfolg. Wenn du dir die Zeit nimmst, deine Argumente sauber aufzubereiten, überzeugst du nicht nur andere, sondern auch dich selbst.