Eine fehlerhafte Rechnung kann schnell zur Herausforderung werden – sei es durch einen Zahlendreher, eine falsche Adresse oder eine fehlende Steuerangabe. Doch darfst du einfach Korrekturen vornehmen, oder gibt es rechtliche Vorgaben, die du beachten musst? Die Antwort: Ja, Rechnungen dürfen korrigiert werden, aber nur unter bestimmten Bedingungen. In diesem Artikel erfährst du, welche Fehler du beheben kannst, wie eine Rechnungskorrektur korrekt durchgeführt wird und worauf du besonders achten solltest.
Das Wichtigste in Kürze 💡
- Rechnungen dürfen korrigiert werden, wenn sie fehlerhafte Angaben enthalten – allerdings unter Einhaltung steuerlicher Vorgaben.
- Kleine Fehler lassen sich oft durch eine Ergänzung beheben, während gravierende Fehler eine Stornierung und Neuerstellung erfordern.
- Eine fehlerhafte Rechnung kann steuerliche Konsequenzen haben, insbesondere im Hinblick auf den Vorsteuerabzug. Eine korrekte Korrektur schützt vor Problemen mit dem Finanzamt.
Welche Fehler dürfen korrigiert werden?
Nicht jeder Fehler auf einer Rechnung erfordert eine komplette Neuausstellung. Es kommt darauf an, ob es sich um einen geringfügigen oder einen wesentlichen Fehler handelt.
- Unwesentliche Fehler wie Tippfehler im Firmennamen oder eine fehlende interne Referenznummer lassen sich oft durch eine einfache Ergänzung oder Berichtigung korrigieren.
- Wesentliche Fehler wie eine falsche Rechnungsnummer, ein unzutreffender Betrag oder eine fehlerhafte Steuerangabe erfordern eine formelle Korrektur. In diesen Fällen reicht eine Ergänzung nicht aus – die Rechnung muss storniert und neu ausgestellt werden.
- Besonders kritisch sind Fehler bei der Umsatzsteuer. Eine falsche oder fehlende Steuerangabe kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Daher sollte hier besonders sorgfältig geprüft werden.
Bevor du eine Rechnung änderst, solltest du klären, ob eine einfache Korrektur möglich ist oder eine vollständige Neuausstellung erforderlich wird.
Wie korrigiert man eine fehlerhafte Rechnung richtig?
Je nach Art des Fehlers gibt es zwei Möglichkeiten zur Korrektur: eine ergänzende Berichtigung oder eine vollständige Stornierung mit Neuerstellung.
- Korrektur durch Berichtigung
Bei kleineren Fehlern reicht eine ergänzende Korrektur aus. Dabei wird ein zusätzlicher Vermerk zur bestehenden Rechnung erstellt, der die fehlerhafte Angabe richtigstellt. Diese Berichtigung muss eindeutig nachvollziehbar sein und alle erforderlichen Angaben enthalten. Ein Beispiel wäre eine schriftliche Ergänzung zu einer falschen Adresse oder einer fehlenden Bestellnummer. - Korrektur durch Stornierung und Neuerstellung
Enthält die Rechnung gravierende Fehler, etwa eine falsche Rechnungsnummer oder fehlerhafte Steuerbeträge, ist eine Stornorechnung erforderlich. Die ursprüngliche Rechnung wird storniert, und eine neue, fehlerfreie Rechnung wird mit einem eindeutigen Hinweis auf die Stornierung ausgestellt. Wichtig ist, dass beide Dokumente in den Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden. - Formale Anforderungen beachten
Jede Korrektur – ob Ergänzung oder Stornierung – muss folgende Kriterien erfüllen:- Der ursprüngliche Rechnungsbezug muss eindeutig ersichtlich sein.
- Alle Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 UStG) müssen vollständig vorhanden sein.
- Die Berichtigung sollte mit Datum und einer klaren Bezeichnung als Korrektur gekennzeichnet sein.
Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, kann es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen – insbesondere im Hinblick auf den Vorsteuerabzug.
Welche steuerlichen Vorgaben müssen beachtet werden?
Eine fehlerhafte Rechnung kann nicht nur buchhalterische, sondern auch steuerliche Konsequenzen haben. Besonders der Vorsteuerabzug ist ein kritischer Punkt: Nur korrekt ausgestellte Rechnungen berechtigen dazu, die enthaltene Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend zu machen.
- Rechnungskorrektur nach § 14 UStG
Das Umsatzsteuergesetz (UStG) schreibt vor, dass eine Rechnung alle Pflichtangaben enthalten muss. Fehlt beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Angabe des Steuersatzes, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Eine Berichtigung ist jedoch möglich, sofern der ursprüngliche Geschäftsvorfall eindeutig nachvollziehbar bleibt. - Zeitpunkt der Korrektur
Eine Rechnung sollte so schnell wie möglich berichtigt werden, sobald ein Fehler entdeckt wird. Wird eine falsche Rechnung erst Monate später korrigiert, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug für die betreffende Periode versagen. Im schlimmsten Fall entstehen Nachzahlungen oder Verzugszinsen. - Aufbewahrungspflichten
Korrigierte Rechnungen – sowohl Stornierungen als auch ergänzende Berichtigungen – unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Unternehmen sind verpflichtet, sowohl die ursprüngliche als auch die korrigierte Version aufzubewahren, um bei einer Steuerprüfung die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Eine sorgfältige Rechnungsprüfung vor der Ausstellung hilft, aufwendige Korrekturen und steuerliche Risiken zu vermeiden.
Fazit: Fehlerhafte Rechnungen richtig korrigieren und Probleme vermeiden
Rechnungsfehler sind ärgerlich, aber in den meisten Fällen leicht zu beheben – solange sie korrekt korrigiert werden. Entscheidend ist, ob eine einfache Berichtigung ausreicht oder eine Stornierung mit Neuerstellung notwendig ist. Besonders steuerliche Aspekte, wie der Vorsteuerabzug, sollten nicht außer Acht gelassen werden.
Wer Rechnungen von Anfang an sorgfältig prüft, spart sich nicht nur Korrekturen, sondern auch potenzielle Probleme mit dem Finanzamt. Automatisierte Buchhaltungssysteme und ein klarer Prozess für Rechnungskorrekturen helfen, Fehlerquellen zu minimieren. Sollte doch einmal ein Fehler passieren, gilt: schnell handeln und die formalen Anforderungen einhalten. So bleibt die Buchhaltung sauber und steuerliche Risiken werden vermieden.