Selbstständig machen als Virtuelle Assistenz

Virtuelle Assistenzen übernehmen Aufgaben, die Unternehmer:innen Zeit sparen und gewinnen selbst mehr Freiheit in ihrer beruflichen Gestaltung. Kein Wunder also, dass sich immer mehr Menschen in diesem Bereich selbstständig machen. Was du für den Start brauchst, welche Aufgaben dich erwarten und wie du dich erfolgreich positionierst, erklären wir dir hier.

Was macht eine Virtuelle Assistenz?

Virtuelle Assistenzen (kurz: VA) unterstützen Unternehmen und Selbstständige digital und oft auf freiberuflicher Basis bei administrativen oder spezialisierten Aufgaben. Das Spektrum reicht von E-Mail-Management über Terminorganisation bis hin zu Social Media oder Buchhaltung.

Je nach Vorwissen kannst du dich breit aufstellen oder gezielt spezialisieren, etwa auf Online-Shops, Coaches oder Agenturen. Der Clou ist, dass du ortsunabhängig und zeitlich flexibel arbeitest, und das oft mit Kund:innen, die auch zu dir passen.

Für wen eignet sich die Selbstständigkeit als VA?

Für viele, die sich mehr Freiheit, Eigenverantwortung und Selbstbestimmung im Arbeitsalltag wünschen. Besonders geeignet ist der Beruf für:

• Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent
• Eltern in Teilzeitmodellen
• Digitalaffine Menschen mit Interesse an Online-Tools
• Berufserfahrene, die sich neu orientieren wollen

Du brauchst kein Studium, aber ein sicheres Auftreten, Kommunikationsstärke und die Bereitschaft, dich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Auch Disziplin im Homeoffice ist essenziell, denn du organisierst dich selbst.

Welche rechtlichen Voraussetzungen muss ich beachten?

Bevor du loslegst, solltest du deine Tätigkeit korrekt anmelden:

• Gewerbeanmeldung: In den meisten Fällen gilt die Tätigkeit als gewerblich, also musst du beim Gewerbeamt ein Gewerbe anmelden.
• Kleinunternehmerregelung: Du kannst dich im ersten Jahr von der Umsatzsteuer befreien lassen, wenn dein Umsatz unter 22.000 € bleibt.
• Finanzamt & Steuernummer: Nach der Anmeldung erhältst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
• Krankenversicherung: Als Selbstständige:r musst du dich gesetzlich oder privat selbst versichern.

Tipp: Die Gründerplattform (gruenderplattform.de) oder dein örtliches Gründerzentrum helfen dir bei den Details.

Wie finde ich meine Nische?

Wer alle anspricht, spricht niemanden an. Eine klare Nische hilft dir, dich vom Wettbewerb abzuheben. Frag dich:

• Mit welcher Branche kennst du dich aus?
• Welche Aufgaben machen dir Spaß?
• Wer hat genau diese Aufgaben regelmäßig auszulagern?

Beispiele für sinnvolle Spezialisierungen:

• Virtuelle Assistenz für Coaches (z. B. E-Mail-Newsletter, Webinar-Organisation)
• Assistenz im E-Commerce (z. B. Produktpflege, Kundenservice)
• Social Media VA (z. B. Content-Planung, Community Management)

Welche Aufgaben übernehmen VAs konkret?

Das Spektrum ist breit. Hier ein Überblick möglicher Leistungen:

• Administrative Aufgaben: E-Mails sortieren, Termine buchen, Daten pflegen
• Projektmanagement: Tools wie Trello oder Asana koordinieren
• Kundensupport: Anfragen bearbeiten, Bewertungen managen
• Content-Erstellung: Beiträge für Blogs, Social Media oder Newsletter
• Grafik & Design: Canva-Grafiken, einfache Bildbearbeitung
• Technik-Support: Webseiten pflegen, Online-Kurse verwalten
• Immobilienverwaltung: die Vermieter bei der Immobilienverwaltung unterstützen.

Wichtig: Starte mit dem, was du gut kannst und baue dein Angebot gezielt aus.

Wie gewinne ich erste Kund:innen?

Kund:innen kommen selten von allein. Doch mit den richtigen Maßnahmen kannst du schnell sichtbar werden:

• Website & Portfolio: Zeige, wer du bist, was du anbietest und wie man dich erreichen kann.
• Netzwerke nutzen: LinkedIn, Facebook-Gruppen, Freelancer-Plattformen wie Malt oder Fiverr sind wertvolle Anlaufstellen.
• Mund-zu-Mund-Propaganda: Frage dein Umfeld aktiv nach Kontakten, die Unterstützung brauchen könnten.
• Kooperationen: Biete kleineren Agenturen oder Coaches projektweise Unterstützung an. Viele sind immer offen für Hilfe.

Was sollte ich bei der Preisgestaltung beachten?

Viele VAs starten aus Unsicherheit oder dem Wunsch, schnell Aufträge zu gewinnen, mit zu niedrigen Preisen. Das kann langfristig jedoch ungesund sein.

Modelle zur Orientierung:

• Stundensatz (klassisch): Ab 30 € netto. Je nach Erfahrung auch bis 60 € oder mehr.
• Pakete (z. B. 10-Stunden-Kontingente): Planbare Einnahmen und transparente Leistungen.
• Projektpauschalen: Sinnvoll bei klar abgegrenzten Aufgaben wie „Website aufbauen“ oder „10 Social-Media-Posts erstellen“.

Tipp: Kalkuliere deine Preise so, dass du auch Rücklagen, Krankentage und Weiterbildungen finanzieren kannst.

Welche Tools und Fähigkeiten brauche ich?

Technikaffinität ist hilfreich, aber kein Muss. Du lernst vieles unterwegs. Diese Tools solltest du kennen:

• Kommunikation: Zoom, Google Meet, Slack
• Organisation: Trello, Notion, Asana
• Dateiaustausch: Google Drive, Dropbox
• Abrechnung: SevDesk, Lexoffice, Excel
• Zeiterfassung: Toggl, Clockify

Ergänzend dazu brauchst du Soft Skills. Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung, Empathie und gute schriftliche Kommunikation sind ein muss.

Welche Vor- und Nachteile hat die Selbstständigkeit als VA?

Vorteile:

• Flexibles Arbeiten, ortsunabhängig
• Geringe Einstiegshürden
• Wachsender Bedarf in vielen Branchen
• Persönliche Weiterentwicklung durch viele Projekte

Nachteile:

• Unregelmäßiges Einkommen zu Beginn
• Eigenverantwortung für Versicherung, Steuern, Altersvorsorge
• Kundensuche kann anstrengend sein
• Keine klare Trennung zwischen Freizeit und Arbeit, wenn man nicht aufpasst

Fazit: Lohnt sich der Einstieg?

Wenn du Lust auf eigenverantwortliches Arbeiten hast, dich gut organisieren kannst und offen für digitale Tools bist, kann der Weg als Virtuelle Assistenz eine bereichernde Berufswahl sein. Besonders attraktiv ist, dass du nebenberuflich starten und dein Business Schritt für Schritt aufbauen kannst.

Lass dich nicht entmutigen, wenn es am Anfang holprig läuft. Jeder erfolgreiche VA war mal ein:e Anfänger:in. Wer kontinuierlich dranbleibt, wird mit Freiheit und spannenden Aufträgen belohnt.