Papierrechnungen gehören bald der Vergangenheit an – denn seit dem 1. Januar 2025 wird der elektronische Rechnungsversand zwischen Unternehmen Pflicht. Das bedeutet, dass du deine Abrechnungsprozesse entsprechend anpassen musst, egal in welcher Branche oder Unternehmensgröße du tätig bist. Doch was heißt das konkret für deinen Geschäftsalltag? Welche Umstellungen sind notwendig, und warum lohnt es sich, frühzeitig aktiv zu werden? In diesem Artikel erfährst du, worauf es ankommt und wie du von der Umstellung profitieren kannst.
Was ist eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen sind ein wichtiger Baustein für die Modernisierung betrieblicher Abläufe. Sie erleichtern das Rechnungsmanagement, ermöglichen eine vollständige digitale Archivierung und senken die Versandkosten. Durch Verschlüsselung wird eine sichere Übertragung gewährleistet, während Rechnungsdaten automatisch verarbeitet und transparent verwaltet werden können.
Damit eine Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie bestimmten Standards entsprechen. Laut Definition des Bundes wird eine E-Rechnung digital erstellt, übermittelt und automatisiert verarbeitet. Doch das allein reicht nicht aus: Sie muss den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931 entsprechen. Ein strukturiertes elektronisches Format ist dabei Pflicht – dazu gehören beispielsweise die XRechnung und das ZuGFeRD-Format, verrät uns Jens Büscher von der Firma Amagno.de
Wichtig für dich: Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht und wird daher nicht als E-Rechnung anerkannt.
Wichtige Fristen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland
Im März 2024 hat der Bundesrat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes zahlreiche Änderungen beschlossen – darunter die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025. Seot diesem Datum musst du Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, übermitteln und empfangen, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Regelung soll Geschäftsprozesse modernisieren, die Effizienz steigern und die Digitalisierung weiter vorantreiben.
Diese Termine zur E-Rechnungspflicht solltest du kennen:
Seit 01. Januar 2025
- Der Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß EU-Standard EN16931* wird für alle deutschen B2B-Unternehmen obligatorisch
- D.h. Daten müssen gemäß EN16931 extrahiert werden können
- Gültige Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT nach CEN-Norm
- Ausnahmen bestehen in Rechnungen von < 250€ gemäß §33 UsTDV
- Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen
Übergangsregelungen bis 31. Dezember 2026
- Sonstige Rechnungen (Papier/PDF) sowie E-Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen, können weiterhin übermittelt werden
- ABER: Die Priorität der Papier-/PDF-Rechnung entfällt
- d.h. Empfänger müssen dem Erhalt von E-Rechnungen nach EU-Standard nicht mehr zustimmen
- d.h. Empfänger müssen dem Empfang anderer elektronischer sowie sonstiger Formate zustimmen
Übergangsregelungen vom 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
- Die genannten Übergangsregelungen gelten nur noch für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000€
- EDI-Verfahren, die von den neuen Formatvorgaben abweichen, dürfen bis dahin noch genutzt werden
Das müssen Startups und Unternehmen jetzt wissen
Wenn dein Unternehmen bereits digitale Prozesse nutzt, wird die Einführung der E-Rechnung nur minimale Anpassungen erfordern. Falls du jedoch noch überwiegend analog arbeitest, steht dir eine größere Umstellung bevor. Das bedeutet Investitionen in neue Systeme und die Anpassung bestehender Abläufe – was anfangs mit Aufwand und Kosten verbunden sein kann. Trotzdem lohnt es sich, die Chancen dieser Veränderung zu sehen.
Die E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe: Sie spart Kosten für Papier und Versand und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung. Rechnungen können dadurch schneller verbucht und Zahlungen effizienter abgewickelt werden – was letztlich die Abläufe in deinem Unternehmen erheblich optimiert.
Warum du die Umstellung auf E-Rechnungen nicht aufschieben solltest
Die Einführung der E-Rechnung solltest du nicht unterschätzen. Seitdem 1. Januar 2025 musst du in der Lage sein, Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD fehlerfrei zu verarbeiten. Besonders die XRechnung, die als XML-Datei vorliegt, kann eine Herausforderung darstellen, da sie für Menschen kaum lesbar ist. Ohne eine passende Lösung kann das schnell zu Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung führen – mit unangenehmen Folgen.
Wenn Rechnungen langsam oder fehlerhaft verarbeitet werden, kann das dazu führen, dass dir Skonti entgehen oder sich Mahnungen häufen. Das belastet nicht nur den Zahlungsprozess, sondern kann auch Liquiditätsprobleme verursachen und das Image deines Unternehmens negativ beeinflussen.
ZUGFeRD als Lösung
Das ZUGFeRD-Format bietet eine benutzerfreundliche Alternative, da die Rechnung als lesbares PDF vorliegt und die XML-Daten im Hintergrund eingebettet sind. Dadurch kannst du Rechnungen ganz einfach öffnen und prüfen, während gleichzeitig eine automatisierte Verarbeitung möglich ist.
Viele Unternehmen werden sich wahrscheinlich für dieses Format entscheiden, weil es sowohl die manuelle Überprüfung als auch die digitale Verarbeitung erleichtert. So kannst du die Vorteile der E-Rechnung nutzen, ohne auf eine gut lesbare Darstellung zu verzichten.
Moderne Systeme für effizientere Prozesse
Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen machen die Verarbeitung von E-Rechnungen deutlich einfacher. Sie ermöglichen die automatische Interpretation von XML-Dateien und bieten eine Vorschau der Rechnungen, sodass du den Inhalt problemlos einsehen kannst. Zudem kannst du digitale Stempel und Notizen hinzufügen, um den Rechnungsprozess noch effizienter zu gestalten.
Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst nach einer Herausforderung klingen, doch die langfristigen Vorteile überwiegen deutlich. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum du die Einführung nicht aufschieben solltest:
- Korrekte Rechnungstellung: Eine korrekte Rechnungstellung ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht gefährdet wird und mögliche Strafzinsen des Ausstellers an das Finanzamt vermieden werden.
- Zeit für Anpassungen nutzen: Frühzeitiges Handeln gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme zu testen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
- Wettbewerbsvorteile sichern: Die frühzeitige Implementierung trägt dazu bei, dass Unternehmen auch im Bereich des Rechnungswesens schneller von den Vorteilen einer umfassenden Digitalisierung profitieren.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Durch die beschleunigte Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden und somit die Liquidität von Unternehmen verbessert werden.
- Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und Portokosten sparen Geld. Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen.
- Nachhaltigkeit: Digitalisierte Rechnungsabwicklung führt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck.
- Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen sind einfacher zu verfolgen und zu archivieren, was die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
Fazit
Seit dem Januar 2025 ist die Umstellung auf elektronische Rechnungen für viele Unternehmen Realität. Diese Änderung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: effizientere Prozesse, reduzierte Kosten und eine gesteigerte Nachhaltigkeit. Firmen, die schnell handeln, können diese Chancen optimal nutzen und sich wertvolle Wettbewerbsvorteile sichern.
Falls du noch nicht umgestellt hast, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Je früher du dich mit der E-Rechnung auseinandersetzt, desto reibungsloser gelingt die Umstellung. So stellst du sicher, dass dein Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern auch die Vorteile der Digitalisierung im Rechnungswesen voll ausschöpfen kann.